Comment préparer son entreprise à un audit de certification ISO ?
Un audit de certification ISO représente une étape importante pour une organisation souhaitant faire reconnaître son système de management. Qu’il concerne la qualité, l’environnement, la santé et la sécurité au travail ou encore la sécurité de l’information, sa réussite repose avant tout sur un système réellement appliqué au quotidien. L’objectif n’est donc pas de préparer une entreprise uniquement pour le jour de l’audit, mais de s’assurer que son organisation répond durablement aux exigences du référentiel.
Vérifier la bonne application du système de management
La première étape consiste à s’assurer que les dispositions prévues sont effectivement mises en œuvre. Les procédures, processus et responsabilités définis doivent correspondre aux pratiques observées sur le terrain.
Il est notamment utile de vérifier que les documents sont à jour, que les responsabilités sont clairement attribuées et que les enregistrements nécessaires sont disponibles. L’auditeur cherchera en effet à obtenir des preuves objectives du fonctionnement du système, et pas seulement à constater l’existence de documents.
Lors d’une certification initiale, la première étape de l’audit sert notamment à examiner les informations documentées, le périmètre, les processus et le niveau de préparation de l’organisation avant l’évaluation approfondie de la seconde étape.
Réaliser un audit interne avant la certification
L’audit interne constitue un excellent moyen d’identifier les éventuels écarts avant l’intervention de l’organisme certificateur. Il permet de confronter les pratiques de l’entreprise aux exigences de la norme et de détecter les points nécessitant une correction.
Les non-conformités ou pistes d’amélioration identifiées doivent ensuite donner lieu à des actions adaptées. Il est préférable de comprendre l’origine d’un dysfonctionnement et de le traiter durablement plutôt que de chercher simplement à présenter un système sans défaut apparent.
La revue de direction joue également un rôle important. Elle permet à la direction d’évaluer le fonctionnement du système, les résultats obtenus et les besoins d’amélioration. La réalisation des audits internes et des revues de direction fait d’ailleurs partie des éléments examinés pour apprécier la préparation à la seconde étape d’un audit initial.
Préparer les équipes sans leur faire apprendre des réponses
Un audit implique généralement des échanges avec différents collaborateurs. Ceux-ci doivent connaître leur rôle, comprendre les procédures qui concernent leur activité et être capables d’expliquer simplement leurs pratiques.
Il n’est pas nécessaire de leur faire mémoriser le contenu de la norme. Une préparation efficace consiste plutôt à rappeler les objectifs du système de management et à expliquer le déroulement de l’audit.
Les documents et enregistrements utiles doivent également être facilement accessibles afin d’éviter de perdre du temps à rechercher une information pendant l’évaluation.
Considérer l’audit comme une évaluation du fonctionnement réel
Une préparation efficace ne consiste finalement pas à modifier temporairement l’organisation pour obtenir un certificat. L’audit vise à déterminer si le système de management est compris, appliqué et capable d’atteindre les résultats attendus.
Plus les pratiques quotidiennes correspondent au fonctionnement décrit par l’entreprise, plus l’audit peut se dérouler naturellement. La meilleure préparation reste ainsi un système vivant, régulièrement évalué et amélioré.
Cet article est une contribution libre rédigée par un auteur partenaire et non par la société elle-même.
