Euro Quality System
Questions fréquentes sur la certification Euro-Quality System. Trouvez les réponses à vos questions sur nos procédures et prestations.
La certification est délivrée pour une durée de 3 ans. Des audits de suivi annuels sont réalisés pour vérifier le maintien de votre système de management conforme au référentiel.
L’audit de certification initiale se déroule en deux étapes : un audit de phase 1 (revue documentaire) et un audit de phase 2 (audit sur site). Des audits de suivi annuels sont ensuite programmés.
Euro-Quality System s’engage à respecter la confidentialité la plus stricte sur toutes les informations obtenues lors des audits. Cette confidentialité est garantie contractuellement avec nos auditeurs.
TABLE DES MATIERES
1. Description de la procédure de certification
2. Certification initiale
3. Durée de la certification
4. Audit de suivi
5. Extension de la portée de la certification
6. Reconduction de la certification
7. Confidentialité
8. Suspension et retrait des certifications
9. Recours ou appels de la société certifiée
10. Traitement des plaintes
11. Informations accessibles au public
Le processus de certification de la société candidate à la certification est organisé en conformité avec les critères généraux de fonctionnement d’un organisme de certification définis dans la norme ISO/CEI 17021.
La procédure de certification comprend 5 phases principales décomposées en 9 étapes :
Cette étape recommande une visite d’information préalable d’un membre de notre Comité de Direction ou d’un responsable commercial dans les installations de la société candidate. La recevabilité de la candidature est prononcée à la suite d’un examen global du système qualité, de sécurité et/ou environnemental du candidat, vérifiant ainsi que toutes les exigences de la norme de référence sont couvertes. Cette visite d’information préalable se fait sans frais pour la société.
Cette étape permet de traduire la demande de candidature par la convention signée entre Euro-Quality System France et la société candidate à la certification.
L’équipe d’audit est sélectionnée et reçoit une feuille de mission. La société candidate à la certification est mis au courant de ce choix et peut récuser cette équipe d’audit dans un délai de 8 jours.
L’équipe d’audit procède à l’examen de la documentation de la société. Cet examen est généralement réalisé dans les bureaux de notre organisme sauf si la société souhaite qu’il soit effectué dans ses propres locaux. Un rapport met en évidence les remarques et/ou non conformités éventuelles de la documentation et conclut sur la possibilité de passer à la phase 2 suivante du processus de certification.
En même temps que le rapport d’examen de la documentation, un plan d’audit est envoyé à la société qui a la possibilité d’y apporter des remarques dans un délai de huit jours.
L’audit se pratique aux dates prévues sur le plan d’audit et conformément à la planification prévue. L’équipe d’audit finalise l’audit par un rapport écrit qui est présenté à la Direction de la société. Ce rapport est éventuellement complété des remarques de la Direction de la société. Ce rapport est transmis au Comité de Direction de notre organisme de certification.
Le délai maximum pour la mise en œuvre des corrections et actions correctives pour toute non-conformité majeure ou critique, lors de la réalisation d’un audit est de 6 (six) mois après la date de l’audit.
Les rapports d’examen de la documentation et d’audit d’évaluation, ainsi que les réponses du client aux éventuelles demandes d’actions (suite à des non conformités par rapport à la norme de référence) sont examinés par un ou deux examinateurs de l’organisme. Ces personnes indépendantes de l’équipe d’audit, donnent un avis sur le dossier de certification.
Sur base de l’avis des examinateurs, le Comité de Direction de l’organisme prend la décision, soit :
– d’accorder la certification, sans ou avec des réserves sur la portée ;
– de mettre la décision en attente :
– de compléments d’informations documentaires ;
– des résultats d’un audit complémentaire ;
– de refuser la certification.
Cet audit est destiné à recueillir des informations ou des preuves sur les actions demandées lors de l’audit précédent pour répondre à certaines non conformités du système qualité, de sécurité et/ou environnemental de la société.
La société bénéficiant d’une décision favorable du Comité de Direction de l’organisme reçoit :
– ses certificats et le(s) logo(s) faisant références à sa certification,
– un document expliquant les modalités de référence à la certification délivrée par notre organisme et en particulier les règles d’utilisation du (des) logo(s).
– La marque de certification (le(s) logo(s)) est utilisée pour promouvoir la certification.
La certification est octroyée pour une période de trois ans et renouvelable par période de trois ans (Cas particulier l’agrément VHU – Véhicule Hors d’Usage – est octroyée pour une période de 6 ans).
Pendant la durée de la certification, l’organisme procède à des audits de suivi périodiques. Ces audits peuvent être couplés avec d’autres audits de l’organisme au sein de la société.
L’audit de suivi doit porter au minimum sur l’efficacité des actions prises à la suite de l’audit précédent et par sondage, sur le maintien et l’application des autres points du référentiel de certification.
Ces audits permettent également d’identifier des axes d’amélioration qui permettront d’accroître l’efficacité du système qualité, sécurité et/ou environnemental mis en place, d’améliorer la rentabilité de la société.
Des audits de suivi rapprochés peuvent également être déclenchés à la suite :
La société certifiée peut demander à tout moment une extension de la portée de sa certification. La décision d’accorder ou non l’extension est prise par notre organisme sur la base du rapport de l’audit supplémentaire d’extension.
Lors de la reconduction (3 ans après la certification, sauf VHU 6 ans), l’équipe d’audit :
Des mesures strictes sont prises par notre organisme pour assurer la confidentialité des informations recueillies dans la société.
Notre organisme a le droit de suspendre, de retirer, de réduire le périmètre ou d’annuler le certificat délivré dans les cas suivants (à titre d’exemple – non exhaustif) :
Notre organisme met tout en œuvre afin d’éviter le retrait d’une certification en permettant à la société de remédier à temps aux anomalies ayant entraînées une suspension du certificat.
Le Comité de Direction peut demander que la société lui renvoie les originaux des certificats en cas de suspension, de retrait, d’annulation ou de réduction de périmètre de certification.
Le rétablissement de la certification est possible sous conditions de remise en conformité et dans tous les cas dans un délai maximum de 6 mois.
Suite à une demande argumentée de la société, EURO-QUALITY SYSTEM accuse réception du recours et prend contact avec la société si nécessaire.
Le recours est examiné par des personnes compétentes n’ayant pas participé aux activités d’audit ou à la décision de certification concernée. La recevabilité du recours est évaluée et les actions à entreprendre sont définies en toute impartialité.
Dans la mesure du possible, la décision prend en considération les éléments et attentes exprimés par la société.
Toute réclamation ou plainte est traitée par EURO-QUALITY SYSTEM dès lors qu’elle fait l’objet d’une information écrite. Aucune Réclamation ou plainte »anonyme » ne sera traitée, y compris si le demandeur ne souhaite pas être cité dans la mesure où le traitement serait impossible.
La réclamation ou plainte est traitée par la Direction d’Euro-Quality System. Elle fait l’objet d’une demande de traitement et de retour d’information vis-à-vis de l’entité mise en cause. Le demandeur est informé des envois et des suites données. Au vu de la réponse, argumentée de l’Entreprise certifiée, EURO-QUALITY SYSTEM peut décider de mesures correctives ou de classer la demande sans suite ; dans tous les cas, le demandeur est informé par écrit.
Des listes peuvent être fournies sur demande à certains organismes (exemple : les chambres de commerce).
Toute demande écrite de validité de certificat fait l’objet d’une réponse.
Aucune demande anonyme (exemple téléphonique) n’est traitée.
Un ORGANISME certifié par EURO-QUALITY SYSTEM peut faire référence à sa certification dès lors que :
Un ORGANISME certifié par EURO-QUALITY SYSTEM peut utiliser le logotype EURO-QUALITY SYSTEM.
Le domaine d’application de l’ISO 20387 cite « les utilisateurs des biobanques, les autorités réglementaires, les organisations et les systèmes utilisant l’évaluation par les pairs, les organismes d’accréditation et d’autres entités peuvent également utiliser ce document pour confirmer ou reconnaître la compétence des biobanques ».
Donc n’importe laquelle de ces entités, en plus de la biobanque en interne, que ce soit seconde partie ou tierce partie comme EQS peut utiliser ce référentiel et certifier sous sa propre responsabilité la conformité de la mise en œuvre.
Dans sa réponse au Club3CR de fin 2020, le Directeur Général du Cofrac a clairement validé que :
« un organisme de certification peut utiliser ce référentiel, charge à lui de démontrer ses compétences en la matière. »
Pour mémoire, extrait du site du Cofrac en date du 01/03/2022 :
« L’accréditation concerne uniquement les entreprises qui réalisent des prestations de contrôles… Elle s’adresse donc aux laboratoires d’essais et d’étalonnages, aux organismes de vérification, aux laboratoires de biologie médicale et aux organismes d’inspection, de certification ou de qualification. »
Rien n’y oblige. De surcroît, la mise en place d’un schéma d’accréditation, outre la sollicitation de création par une partie ou un texte réglementaire, nécessite la définition de portée d’accréditation en portée flexible, la rédaction de documents référentiels, l’identification des évaluateurs, la sollicitation des Comités… Toutes ces démarches prennent du temps, temps pendant lequel le niveau d’appropriation de l’ISO 20387 par les CRB français leur permet de maintenir un leadership reconnu au travers de leur certification par un organisme tierce partie.
Rien n’empêche la certification suivant NF S96-900 et cette norme n’étant pas citée dans un texte réglementaire, tout organisme de certification peut continuer à répondre à une demande de certification suivant ce référentiel.
La décision de l’organisme de normalisation national de retirer une norme de son catalogue n’empêche pas de continuer à l’utiliser (de nombreux exemples existent en normes techniques).
Le marché des mises à disposition et de valorisation des CRB dictera l’approche à plus long terme sur la coexistence de l’ISO 20387 et de la NF S96-900, voire comme actuellement sur une reconnaissance internationale plus ciblée sur l’ISO 9001.
Même si l’organisme de normalisation français a annulé l’été 2023 la diffusion de la norme NF S96-900, les certificats émis par Euro Quality System restent valides.
Les audits de surveillance et de renouvellement éventuels peuvent continuer à se réaliser suivant ce référentiel.
Même s’il est opportun d’évoquer une transition potentielle, EQS n’impose aucun basculement obligatoire vers l’ISO 9001 et/ou l’ISO 20387 et continue de proposer la certification suivant la NF S96-900.
Euro Quality System (EQS) applique scrupuleusement les règles déontologiques et de conflits d’intérêt issues des MD d’IAF (International Accreditation Forum) et les doctrines COFRAC liées à l’ISO 17021-1, y compris pour des référentiels comme la NF S96-900 ou l’ISO 20387 qui ne font pas partie de nos portées d’accréditation comme par exemple l’ISO 9001 ou l’ISO 14001.
De ce fait, il nous est déontologiquement impossible de pratiquer du conseil et de l’accompagnement, à fortiori conjointement à un audit de certification. Nous pouvons réaliser uniquement des préaudits et/ou audits blancs dans des conditions définies par les doctrines et uniquement avant l’audit initial d’un référentiel.
À ce jour, le texte de référence cite la NF S96-900, le tableau de collecte annuel des données cite la NF S96-900 et l’ISO 9001 et ces deux certifications sont prises en compte.
Les groupes de travail actifs ont exprimé de bons espoirs de voir à terme l’ISO 20387 ajouté comme critère d’éligibilité.
Nos équipes sont disponibles pour vous informer et vous conseiller.
Site principal :
14, Avenue de l’Europe,
Regus – Etage 3
77144 Montévrain, France
Tel : 00 33 160 428 948
Siège social :
1710 Chemin de la Decelle, Parc d’activité Drome Sud Provence
26130 Saint-Paul-Trois-Châteaux, France
Euro-Quality System affecte un auditeur dont les compétences techniques correspondent à votre domaine d’activité et à la norme concernée. Notre réseau d’auditeurs partenaires nous permet de trouver l’expert le plus adapté à votre secteur.