FAQ

• Nous privilégions avant tout l’expérience de l’auditeur dans le domaine d’activité de l’entité à certifier (ou dans des domaines très proches qui permettent de maitriser le métier et son vocabulaire), le diplôme s’il n’est pas assorti d’une expérience démontrée dans le domaine n’est pas pour notre sélection, un critère suffisant.
• Nous prenons également en compte la culture de l’entreprise pour affiner le choix du profil d’auditeur.

TABLE DES MATIERES

1. Description de la procédure de certification
2. Certification initiale

• A) Phase préliminaire
• B) Phases d’évaluation
• C) Phase de proposition
• D) Phases de décision
• E) Phase de certification proprement dite

3. Durée de la certification
4. Audit de suivi
5. Extension de la portée de la certification
6. Reconduction de la certification
7. Confidentialité
8. Suspension et retrait des certifications
9. Recours de la société certifiée
10. Traitement des plaintes
11. Informations accessibles au public

 

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1. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE DE CERTIFICATION

Le processus de certification de la société candidate à la certification est organisé en conformité avec les critères généraux de fonctionnement d’un organisme de certification définis dans la norme ISO/CEI 17021.

2. CERTIFICATION INITIALE

La procédure de certification comprend 5 phases principales décomposées en 9 étapes :

A. Phase préliminaire

1 – Instruction de la candidature

Cette étape recommande une visite d’information préalable d’un membre de notre Comité de Direction ou d’un responsable commercial dans les installations de la société candidate. La recevabilité de la candidature est prononcée à la suite d’un examen global du système qualité, de sécurité et/ou environnemental du candidat, vérifiant ainsi que toutes les exigences de la norme de référence sont couvertes. Cette visite d’information préalable se fait sans frais pour la société.
Cette étape permet de traduire la demande de candidature par la convention signée entre Euro-Quality System France et la société candidate à la certification.

B. Phases d’évaluation

2. Instruction du dossier

L’équipe d’audit est sélectionnée et reçoit une feuille de mission. La société candidate à la certification est mis au courant de ce choix et peut récuser cette équipe d’audit dans un délai de 8 jours.

3. Examen de la documentation de la société

L’équipe d’audit procède à l’examen de la documentation de la société. Cet examen est généralement réalisé dans les bureaux de notre organisme sauf si la société souhaite qu’il soit effectué dans ses propres locaux. Un rapport met en évidence les remarques et/ou non conformités éventuelles de la documentation et conclut sur la possibilité de passer à la phase 2 suivante du processus de certification.

4. Préparation de l’audit

En même temps que le rapport d’examen de la documentation, un plan d’audit est envoyé à la société qui a la possibilité d’y apporter des remarques dans un délai de huit jours.

5. Réalisation de l’audit

L’audit se pratique aux dates prévues sur le plan d’audit et conformément à la planification prévue. L’équipe d’audit finalise l’audit par un rapport écrit qui est présenté à la Direction de la société. Ce rapport est éventuellement complété des remarques de la Direction de la société. Ce rapport est transmis au Comité de Direction de notre organisme de certification.
Le délai maximum pour la mise en œuvre des corrections et actions correctives pour toute non-conformité majeure ou critique, lors de la réalisation d’un audit est de 6 (six) mois après la date de l’audit.

C. Phase de proposition

6. Avis des examinateurs

Les rapports d’examen de la documentation et d’audit d’évaluation, ainsi que les réponses du client aux éventuelles demandes d’actions (suite à des non conformités par rapport à la norme de référence) sont examinés par un ou deux examinateurs de l’organisme. Ces personnes indépendantes de l’équipe d’audit, donnent un avis sur le dossier de certification.

D. Phases de décision

7. Décision de certification

Sur base de l’avis des examinateurs, le Comité de Direction de l’organisme prend la décision, soit :

– d’accorder la certification, sans ou avec des réserves sur la portée ;
– de mettre la décision en attente :

– de compléments d’informations documentaires ;
– des résultats d’un audit complémentaire ;

– de refuser la certification.

8. Audit complémentaire

Cet audit est destiné à recueillir des informations ou des preuves sur les actions demandées lors de l’audit précédent pour répondre à certaines non conformités du système qualité, de sécurité et/ou environnemental de la société.

E. Phase de certification proprement dite

9. Matérialisation de la certification

La société bénéficiant d’une décision favorable du Comité de Direction de l’organisme reçoit :

– ses certificats et le(s) logo(s) faisant références à sa certification,
– un document expliquant les modalités de référence à la certification délivrée par notre organisme et en particulier les règles d’utilisation du (des) logo(s).
– La marque de certification (le(s) logo(s)) est utilisée pour promouvoir la certification.

3. DUREE DE LA CERTIFICATION

La certification est octroyée pour une période de trois ans et renouvelable par période de trois ans (Cas particulier l’agrément VHU – Véhicule Hors d’Usage – est octroyée pour une période de 6 ans).

4. AUDIT DE SUIVI

Pendant la durée de la certification, l’organisme procède à des audits de suivi périodiques. Ces audits peuvent être couplés avec d’autres audits de l’organisme au sein de la société.
L’audit de suivi doit porter au minimum sur l’efficacité des actions prises à la suite de l’audit précédent et par sondage, sur le maintien et l’application des autres points du référentiel de certification.
Ces audits permettent également d’identifier des axes d’amélioration qui permettront d’accroître l’efficacité du système qualité, sécurité et/ou environnemental mis en place, d’améliorer la rentabilité de la société.
Des audits de suivi rapprochés peuvent également être déclenchés à la suite :

• de la dégradation de la gestion du système qualité, sécurité et/ou environnemental de la société,
• d’une réclamation fondée introduite par un client de la société portant sur son système qualité, sécurité et/ou environnemental,
• de toute autre information mettant gravement en cause la gestion du système qualité, sécurité et/ou environnemental de la société.

5. EXTENSION DE LA PORTEE DE LA CERTIFICATION

La société certifiée peut demander à tout moment une extension de la portée de sa certification.La décision d’accorder ou non l’extension est prise par notre organisme sur la base du rapport de l’audit supplémentaire d’extension.

6. RECONDUCTION DE LA CERTIFICATION

Lors de la reconduction (3 ans après la certification, sauf VHU 6 ans), l’équipe d’audit :

• procède à un examen de l’évolution de la documentation de la société,
• passe en revue l’ensemble des points du référentiel de certification au même titre que l’audit initial. La décision de reconduire ou non la certification est prise par le Comité de Direction de l’organisme sur la base de l’avis des examinateurs et sur recommandations de l’auditeur.
  En cas de dépassement de la date de fin de validité figurant sur le certificat, et pour quelque raison que ce soit, la société ne peut plus se prévaloir de ce certificat jusqu’à l’émission de la notification du renouvellement.

7. CONFIDENTIALITE

Des mesures strictes sont prises par notre organisme pour assurer la confidentialité des informations recueillies dans la société.

8. SUSPENSION ET RETRAIT DES CERTIFICATIONS

Notre organisme a le droit de suspendre, de retirer, de réduire le périmètre ou d’annuler le certificat délivré dans les cas suivants (à titre d’exemple – non exhaustif) :

• si la société n’a pas répondu à un rappel fait par notre organisme pour l’obtention des preuves tangibles de l’implantation d’une demande d’action,
• si la société ne respecte pas les accords passés avec l’organisme dans le cadre de la convention organisme – société,
• si la société utilise de manière abusive le certificat ou le(s) logo(s) de l’organisme,
• si la société décide de ne plus poursuivre dans la voie de la certification.

Notre organisme met tout en œuvre afin d’éviter le retrait d’une certification en permettant à la société de remédier à temps aux anomalies ayant entraînées une suspension du certificat.
Le Comité de Direction peut demander que la société lui renvoie les originaux des certificats en cas de suspension, de retrait, d’annulation ou de réduction de périmètre de certification.

9. RECOURS OU APPELS DE LA SOCIETE CERTIFIEE

Suite à une demande argumentée de la société, notre Comité de Direction accuse réception de son courrier et prend contact avec la société.
Notre Comité de Direction juge de la recevabilité du recours, avec l’aide si nécessaire des examinateurs, et décide des actions à entreprendre.
Dans la mesure du possible, cette décision tient toujours compte des attentes de la société.

10. Traitement des plaintes

Toute réclamation ou plainte est traitée par EURO-QUALITY SYSTEM dès lors qu’elle fait l’objet d’une information écrite. Aucune Réclamation ou plainte ‘’anonyme’’ ne sera traitée, y compris si le demandeur ne souhaite pas être cité dans la mesure où le traitement serait impossible.
La réclamation ou plainte est traitée par la Direction d’Euro-Quality System. Elle fait l’objet d’une demande de traitement et de retour d’information vis-à-vis de l’entité mise en cause. Le demandeur est informé des envois et des suites données. Au vu de la réponse, argumentée de l’Entreprise certifiée, EURO-QUALITY SYSTEM peut décider de mesures correctives ou de classer la demande sans suite ; dans tous les cas, le demandeur est informé par écrit.

11. Informations accessibles au public

Des listes peuvent être fournies sur demande à certains organismes (exemple : les chambres de commerce).
Toute demande écrite de validité de certificat fait l’objet d’une réponse.
Aucune demande anonyme (exemple téléphonique) n’est traitée.

Un ORGANISME certifié par EURO-QUALITY SYSTEM peut faire référence à sa certification dès lors que :

• La société est certifiée
• Sa certification est en cours de validité et ne fait pas l’objet d’une mesure de retrait, de suspension ;
• La communication de cette certification ne doit pas induire en erreur. Notamment lorsqu’une filiale appartenant à un groupe est certifiée, la communication ne doit pas laisser penser que l’ensemble des activités ou filiales du groupe sont certifiées.

Un ORGANISME certifié par EURO-QUALITY SYSTEM peut utiliser le logotype EURO-QUALITY SYSTEM.

• Sur son papier à en-tête
• Sur ses cartes de visite, sur ses cartes de correspondance pour autant que celui-ci soit associé à l’ORGANISME.Remarques diverses :
• Si vous voulez utiliser un logo, demandez à EURO-QUALITY SYSTEM les règles détaillées d’utilisation et votre besoin.
• Vous ne devez ni modifier ni adapter le logo EURO-QUALITY SYSTEM pour votre usage.
• Ne dites pas que votre ORGANISME a été « accrédité » mais « certifié ».
• Si votre ORGANISME est certifié selon l’ISO XXX version nn, indiquez la désignation complète, ex. ISO 9001:2015.
• Ne pas mettre de logo ou de références de certification de la conformité à l’ISO9001 ou à l’ISO 14001 sur des produits, l’étiquetage de produits ou des emballages de produits.
• Ne pas laisser d’ambiguïté sur l’interprétation de votre certificat qui pourrait être interprétée comme indiquant la conformité du produit ou que les certifications sont des certifications de produits ou des garanties de produits.
• Soyez précis dans le champ d’application de la certification ISO 9001 ou ISO 14001 de votre ORGANISME, tant en ce qui concerne les activités que du point de vue des lieux couverts par la certification.

• Année N Audit
  • initial ou audit de renouvellement avec revue complète du système (documentaire et terrain)
• Année N+1
  • Audit de surveillance devra impérativement se tenir au plus tard 1 an après votre date d’audit initial.
• Année N+2
  • Audit de surveillance devra se tenir au plus tard 2 ans après votre date d’audit initial.
• Année N+3
  • Audit de renouvellement devra impérativement se tenir au plus tard 3 ans après votre date d’audit initial. Un nouveau certificat est émis.